Нужно ли сдавать на сотрудника в отпуске за свой счет персонифицированные сведения?

Вопрос аудитору

Сотрудник ушел в неоплачиваемый отпуск на неопределенный срок. Нужно ли сдавать на него персонифицированные сведения (КНД 1151162)? Если нужно, что указывать в строке 070?

Ответ

Представлять персонифицированные сведения на сотрудника, который находится в административном отпуске (отпуске за свой счет без оплаты) необходимо. При этом по строке 070 в сведениях за такого сотрудника проставляются прочерки.

Обоснуем ответ.

Персонифицированные сведения о физических лицах (далее – Сведения) сдаются по форме, утв. Приложением № 2 к приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (далее – Порядок). Сведения заполняют плательщики страховых взносов, т. е. лица, производящие выплаты физическим лицам (п. 1.1 Порядка). Сведения представляются в отношении застрахованных лиц, в т. ч. тех, в пользу которых начислены выплаты (п. 3.1 Порядка).

К застрахованным лицам относятся граждане РФ, временно пребывающие, а также временно и постоянно проживающие иностранные граждане, если они работают по трудовым договорам. Подробнее см. статью.

При этом Сведения представляются в отношении застрахованных лиц, в т. ч. тех, в пользу которых начислены выплаты в рамках трудовых отношений (п. 3.1 Порядка). По нашему мнению, буквальное толкование указанной нормы свидетельствует о том, что при наличии трудового договора необходимо представлять Сведения, даже если выплаты не производятся.

Этот вывод подтверждает письмо ФНС России от 02.03.2023 № БС-4-11/2477@.

Отпуск за свой счет предоставляется работнику по согласованию с работодателем на основании письменного заявления (ст. 128 ТК РФ). Законодательством срок такого отпуска не ограничен. Если работодатель не возражает, он может длиться неограниченное количество времени. Лицо, которое находится в отпуске за свой счет, остается работником. Следовательно, нет оснований не представлять в отношении него Сведения.

При этом по строке 070 Сведений указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиком в пользу физического лица за месяц представления сведений (п. 3.7 Порядка). При отсутствии начислений в указанной строке проставляются прочерки (п. 3.2 Порядка).